С 1 сентября 2026 года на весь бизнес ложится ещё одно бремя – обязательное ведение электронных транспортных накладных (ЭТрН). Ошибочно думать, что речь идёт только об организациях, которые ведут транспортно-экспедиционную деятельность. Нет, переход на электронный транспортный документооборот обязателен для абсолютно всех организаций и ИП, независимо от отрасли и формы собственности.
Кроме того, вести в электронном виде придётся не только непосредственно транспортные накладные, но и ряд других сопутствующих документов — заявки и заказы на перевозку, экспедиторские документы (экспедиторская расписка, складская расписка, поручение экспедитору), железнодорожные накладные и грузовые накладные при авиаперевозках.
Для государства это усиление контроля в сфере грузоперевозок, а для бизнеса – новая дополнительная работа, а соответственно, и новые затраты, ведь вся эта вводимая система предполагает обязательное использование электронных сервисов для подписания документов электронной подписью, таких как, например, СБИС или Диадок, которые уже начали активно рассылать счета на оплату данных услуг. Но сначала стоит разобраться, кому придётся переходить на ЭтРН, а кому можно продолжать работать, как прежде.
Переход на электронный транспортный документооборот распространяется на все коммерческие перевозки грузов, независимо от сферы деятельности и вида груза. Он обязателен для грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Тем не менее, есть исключения:
- Нет договора на оказание транспортных услуг. ЭТрН не потребуется, если вы доставляете свой товар покупателю собственным транспортом, и не выделяете доставку как отдельную услугу.
- Перевозка между филиалами/подразделениями одной организации на собственном транспорте.
- Оказание услуг по перевозке автомобильным транспортом драгоценных металлов и драгоценных камней.
Но, как обычно, остаются и неясные моменты. Один из таких моментов – это отправка товаров физическим лицам, что, само по себе, довольно частое явление, ведь многие организации после продажи товаров доставляют их покупателям – физическим лицам. В Приказе Минтранса России от 01.06.2026 № 262 одним из случаев, при которых транспортная накладная оформляется на бумажном носителе, указано оказание услуг по перевозке грузов автомобильным транспортом физическому лицу, являющемуся грузоотправителем и (или) грузополучателем, для личных, семейных, домашних или иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд. Однако позже, в одном из разъяснений было объяснено, что транспортная накладная оформляется всегда при наличии договора грузоперевозок.
Таким образом, если вы доставляете товар покупателю собственным транспортом, то ЭТрН вам не потребуется, если же вы привлекаете для доставки третью сторону (перевозчика), то обязательным будет формирование и подписание ЭтРН всеми сторонами, независимо от того, кто выступает покупателем – юридическое или физическое лицо. Но тогда возникает закономерный вопрос, как же грузополучатели – физические лица должны подписать ЭТрН, ведь электронная цифровая подпись – это атрибут представителей бизнеса?
Для физических лиц предусмотрен порядок подписания документов, основанный на использовании портала Госуслуг. Таким образом, если вы купили какой-то товар, и продавец отправляет его вам с привлечением транспортной компании, то получить его также легко и просто, как это было раньше, теперь не получится. Грузополучатель – физическое лицо обязан будет подписать ЭТрН в электронном виде при приемке груза. Если вы заказали какой угодно товар, например, бытовую технику, одежду или мебель, вы обязаны будете подписать ЭТрН через портал Госуслуг в момент получения товара. Отказ от подписания будет приравнен к непринятию груза со всеми юридическими последствиями. Из всего этого можно сделать очевидный вывод, что если у вас нет подтвержденной учетной записи на портале Госуслуг, или вы не желаете её использовать для данных целей, то и получить товар таким способом (от перевозчика) вы не сможете. Стоит его учитывать и заранее уточнять у отправителя, каким способом будет осуществляться доставка – с привлечением стороннего перевозчика или собственными силами продавца.
Итак, с теми случаями, когда ЭТрН не требуется, разобрались. Но, если оказалось, что ЭТрН будет нужна, то с чего начать? Порядок действий следующий:
- Проанализируйте действующий в Вашей организации порядок осуществления доставки и все логистические процессы. Определите, кто оформляет и подписывает транспортные накладные на текущий момент. Определите, кто будет ответственен за подписание ЭТрН. Вполне возможно, что это будет другое лицо, нежели подписывавшее бумажные ТН.
- При отсутствии у Вас электронной цифровой подписи (ЭЦП), её нужно будет получить. Для получения ЭЦП Вам необходимо обратиться в Федеральную налоговою службу. Однако у большинства юр. лиц и ИП уже есть ЭЦП, которые используются для отправки отчётности в электронном виде. Они подойдут и для подписания ЭТрН.
- Выберите оператора ГИС ЭПД. Необходимо подключиться к аккредитованному оператору из реестра Минтранса, документы в ГИС ЭПД получится передавать только таким способом. В большинстве случаев, если Вы пользуетесь системой электронного документооборота, то Ваш оператор будет предоставлять и эти услуги, нужно лишь выбрать подходящий тариф, зависящий от количества передаваемых Вами ЭТрН. Обратите внимание, что, если Вы выступаете только как грузополучатель, то большинство операторов не взимают плату за подписание входящих ЭТрН, и оплачивать дополнительные услуги Вам не придётся.
- Согласуйте работу с контрагентами. Убедитесь, что остальные участники процесса подключены к ЭПД и готовы отправлять/принимать электронные документы.
Переход на ЭТрН продолжает вызывать массу вопросов и непонимания, но своевременная подготовка в вынужденным изменениям поможет Вам избежать операционных издержек и минимизировать риски.